Info betreffende aanstelling extern vertrouwenspersoon.
Waarom dat nodig is en wat levert het op?
Info betreffende aanstelling extern vertrouwenspersoon.
Waarom dat nodig is en wat levert het op?
Waarom dat nodig is?
Waarom dat nodig is?
Ongewenste omgangsvormen en integriteitsschendingen zijn binnen organisaties aan de orde van de dag. De Arbowet verplicht werkgevers maatregelen te nemen om hun medewerkers zoveel mogelijk te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen (ongeacht het aantal medewerkers). Veel werkgevers zijn in overtreding omdat het beleid om dit tegen te gaan ontbreekt of niet juist wordt uitgevoerd. Dit kan hoge schadeclaims tot gevolg hebben!
Bij de overheid was een meldregeling voor vermoedens van misstanden al jaren verplicht. Per 1 juli 2016 geldt de Wet Huis voor Klokkenluiders en de verplichtingen die daar uit voortvloeien, voor elke organisatie met meer dan 50 werknemers. Dit houd onder andere in het hebben van een veilige meldregeling voor vermoedens van misstanden en het faciliteren dat een potentiële melder iemand in vertrouwen kan raadplegen. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon integriteit ligt dus voor de hand. Als er misstanden, zoals fraude en corruptie, worden verondersteld, dan moeten deze in het belang van de organisatie veilig kunnen worden gemeld. De melder dient beschermd te worden.
Organisaties doen er dus goed aan een vertrouwenspersoon te benoemen. Werknemers hebben recht op een veilige, integere en gezonde werkplek; dit is verankerd in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet) en de Wet Huis voor Klokkenluiders. De werkgever is verantwoordelijk voor de uitvoering van het beleid en het bieden van veiligheid aan iedere medewerker.
Het is een zaak van goed werkgeverschap en van goed bestuur, maatregelen te nemen om ongewenste omgangsvormen te voorkomen, als dit toch voorkomt melders hiervan op te vangen en te begeleiden. Melders van misstanden de mogelijkheid te bieden om veilig te melden en hen te ondersteunen. De vertrouwenspersoon voorkomt en beperkt uitval door adequate opvang, begeleiding of doorverwijzing van melders. Bovendien lopen werkgevers het risico door de rechter te worden veroordeeld als er onvoldoende inspanning is geleverd om te voorkomen dat ongewenste omgangsvormen optreedt of als een veilige meldregeling ontbreekt of niet wordt nageleefd. Ook kunnen medewerkers bij de vertrouwenspersoon veilig hun vermoedens bespreken als zij misstanden bespeuren in de organisatie.
De vertrouwenspersoon sluit aan bij het bestaande sociale beleid in de organisatie en adviseert over aanpassingen. De positie van de vertrouwenspersoon is naast de melder te staan. Bij ongewenst omgangsvormen is de vertrouwenspersoon er om de melder een eigen passende keuze te laten maken, bij de melding van misstanden is de werkwijze van de vertrouwenspersoon afhankelijk van het beleid van de organisatie. De intentie is dat misstanden veilig gemeld kunnen worden in de organisatie en dat een medewerker het vermoeden van misstand vertrouwelijk kan bespreken. Puntsgewijs kunt u het volgende van de vertrouwenspersoon verwachten:
- Eerste opvang, hulp en advies aan melders
- Ondersteuning en advies inzake het omgaan met en reageren op ongewenste omgangsvormen
- Bewaken van een juist verloop van de afhandeling van klachten en gemaakte afspraken
- Indien gewenst door melder mee zorgdragen voor een goede bemiddelaar of mediator b.v. leidinggevende of onafhankelijke derde
- Verlenen van nazorg
- Verwijzing naar andere hulpverleners en diensten
- Bijdragen/meedenken over het ontwikkelen van intern beleid van de organisatie
- Verzorgen van voorlichting en verschaffen van informatie (bij voorkeur samen met leidinggevenden)
Integriteit
- Integriteit is de persoonlijke eigenschap, karaktereigenschap, van een individu die inhoudt dat de betrokkene eerlijk en oprecht is en niet omkoopbaar. De persoon beschikt over een intrinsieke betrouwbaarheid, liegt niet, houdt woord, heeft geen verborgen agenda en veinst geen emoties.
Misstand
Van een misstand is sprake indien het maatschappelijk belang in het geding is en er sprake is van een of meer van de volgende kenmerken:
- er is sprake van een overtreding van de wet.
- er is of dreigt gevaar voor de volksgezondheid.
- er is of dreigt gevaar voor de veiligheid van personen.
- er is of dreigt gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Wat een maatschappelijk belang precies inhoudt, zal van geval tot geval moeten worden bekeken. Hierbij kan meespelen dat de situatie meerdere mensen aangaat, regelmatig voorkomt en/of ernstige gevolgen kan hebben. Het gaat dus om een belang dat het individuele belang overstijgt.
De rol van intern vertrouwenspersoon kan lastig zijn om te combineren met andere functies. Daarom kan het van waarde zijn om naast een interne vertrouwenspersoon ook een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Maar ook voor vervanging bij vakantie van een interne vertrouwenspersoon, bij ziekte of anderszins, kan een externe vertrouwenspersoon worden ingeschakeld.
Het hoeft niet moeilijk te zijn, dus maak het je makkelijk met een extern vertrouwenspersoon.
Wat levert een vertrouwenspersoon op?
Vertrouwenspersonen opereren in vertrouwelijkheid. Eigenlijk zie je bijna niet wat zij doen en dat is ook de bedoeling. Maar: daardoor zie je niet goed wat het oplevert. Vertrouwenspersonen spreken uiteraard niet over hun behaalde resultaten. Daarom zet ik het voor u op en rijtje.
- Escalatie mogelijk vóór zijn.
Zorgen dat het probleem voortijdig de wereld uitgaat. Is dat niet wat iedereen wil? Dit bespaart veel onrust in het team. De vertrouwenspersoon vervult hier een ondersteunende rol als veilig gesprekspartner voor de medewerker. Het contact verheldert de situatie. Samen wordt gezocht naar een passende keuze voor de melder. Hoog opgelopen emoties kunnen langzaam tot rust komen en worden vertaald naar logisch handelen. Vertrouwenspersoon staat naast de melder. - Ziekteverzuim voor zijn.
Langdurige stress maakt mensen ziek. Dat kost de werkgever geld terwijl de medewerker de persoonlijke last draagt. Daar heeft niemand wat aan. In contact met de vertrouwenspersoon ontdekt de medewerker wat hem te doen staat. Samen de situatie bespreken en zoeken naar een passende vervolgstap. De medewerker houdt de regie in handen. - Formele klachten vóór zijn.
Een formele klacht van een medewerker zet de situatie op scherp. Er moet een procedure worden opgestart. De partijen komen tegenover elkaar te staan. Na zo’n procedure is het moeilijk om weer ‘gewoon’ aan het werk te gaan. Het werk van de vertrouwenspersoon ligt vóór de klachtenprocedure. Door zijn of haar inspanning kan de situatie tot rust komen. Melders zien mogelijk de waarde van een andere keuzemogelijkheid. De formele klacht blijkt dan niet nodig. - Medewerkers in hun kracht.
Eén gesprek met een vertrouwenspersoon kan al verhelderend werken, zeker als deze geen medewerker van de organisatie is zal de medewerker makkelijker praten. Juist als de situatie op de werkplek even tegenzit of spannend wordt. Dit zet medewerkers weer in hun kracht en helpt hun perspectief verbreden. - Keurmerk of accreditatie.
Om voor de rol van vertrouwenspersoon in aanmerking te komen zou een geregistreerd LVV vertrouwenspersoon een voorwaarde moeten zijn. Het maakt onderdeel uit van een degelijke bedrijfsvoering.
Met een duidelijk jaarabonnement ben ik uw persoonlijke externe vertrouwenspersoon,
geen grote organisatie waardoor je medewerkers weten met wie ze te maken hebben.
